板材信息化中心作為電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的技術(shù)實施單位，如何將現(xiàn)有ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、本鋼客服平臺、電子質(zhì)量證明書系統(tǒng)、招標(biāo)系統(tǒng)等眾多系統(tǒng)所形成的數(shù)以千計的文件、數(shù)據(jù)統(tǒng)一收集歸檔，完成電子檔案數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)電子檔案從無到有的跨越？近日，記者走訪了相關(guān)部門與人員，一探究竟。 　　

應(yīng)運(yùn)而生：“從無到有”向數(shù)字化邁進(jìn)

　　電子檔案有別于過去的紙質(zhì)檔案，具有信息數(shù)字化、機(jī)讀性和信息存儲高密度性等特點(diǎn)，是隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和企業(yè)智能化數(shù)字化建設(shè)的需要而產(chǎn)生的現(xiàn)代化工作手段，同時，檔案信息化建設(shè)程度也是評判企業(yè)智能化數(shù)字化建設(shè)程度的標(biāo)尺之一。為加強(qiáng)電子檔案管理工作，規(guī)范電子文件歸檔和電子檔案項目建設(shè)，使檔案工作更好地服務(wù)國家建設(shè)項目的建設(shè)、運(yùn)行和管理，2016年，國家檔案局、國家發(fā)展改革委員會發(fā)出通知，決定分批組織開展企業(yè)電子文檔歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作，本鋼集團(tuán)被列為首批試點(diǎn)單位。

　　事實上，本鋼集團(tuán)早在2011年就已經(jīng)開始了檔案信息化建設(shè)工作，前期本鋼檔案館、板材信息化中心（原信息化部）已完成了ERP和OA系統(tǒng)電子文件數(shù)據(jù)歸檔，搭建了檔案信息系統(tǒng)基礎(chǔ)框架，形成檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息數(shù)字化的基礎(chǔ)，建立了初級階段的本鋼檔案管理系統(tǒng)，初步實現(xiàn)既方便快捷節(jié)省時間，又節(jié)約存儲空間，還能改善辦公環(huán)境，同時降低企業(yè)文檔管理成本的數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)。

整合優(yōu)化：開展新一輪改造升級

　　自2016年被列入國家電子檔案管理試點(diǎn)單位以來，板材信息化中心在檔案信息化一期、二期工程建設(shè)基礎(chǔ)上，以本鋼集團(tuán)第二輪信息化建設(shè)為契機(jī)，組織經(jīng)驗豐富的技術(shù)人員成立檔案系統(tǒng)項目組，開展新一輪電子檔案系統(tǒng)升級改造，在原有數(shù)字檔案資源基礎(chǔ)上，以安全管理為保障，進(jìn)一步整合優(yōu)化完善系統(tǒng)，實現(xiàn)本鋼生產(chǎn)、經(jīng)營、管理各業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成電子文件的收集、歸檔、長期保管等功能需求，達(dá)到全過程檔案電子化管理，通過集中管理、信息共享，助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

　　在項目實施過程中，技術(shù)人員通過研究制訂OA、ERP系統(tǒng)采集數(shù)據(jù)方式及存儲格式，確定各系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔流程，并在ERP系統(tǒng)歸檔過程中，與銷售、質(zhì)量、生產(chǎn)、財務(wù)、設(shè)備、工程、采購、人資各領(lǐng)域人員通力配合，分析業(yè)務(wù)邏輯、報表邏輯，形成檔案系統(tǒng)需要內(nèi)容，最終完成8個業(yè)務(wù)子系統(tǒng)有長期保存價值的業(yè)務(wù)單據(jù)、管理報表、目錄數(shù)據(jù)300多種。通過對現(xiàn)有ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、本鋼客服平臺、電子質(zhì)量證明書系統(tǒng)、招標(biāo)系統(tǒng)等形成的文件、數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一收集和歸檔，形成統(tǒng)一的利用平臺，提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，實現(xiàn)積累、鑒定、歸檔，以及保管全流程管理。截至目前，系統(tǒng)已歸檔OA電子文件35.2萬余件，ERP信息3788.7萬余條，歸檔數(shù)據(jù)近5000萬件，在線點(diǎn)擊利用累計3萬人次，計15萬件次。較比前期的基礎(chǔ)數(shù)字檔案系統(tǒng)，優(yōu)化后的系統(tǒng)更加符合本鋼實際，能更高效合理整合利用各工序信息資源，實現(xiàn)了項目建設(shè)預(yù)定目標(biāo)。

工匠精神：把系統(tǒng)當(dāng)作“藝術(shù)品”精心雕琢

　　自2019年5月開始，電子檔案系統(tǒng)項目組15名技術(shù)人員按照“分步實施，有序推進(jìn)”的設(shè)計目標(biāo)，與國貿(mào)公司、招標(biāo)公司、制造部等單位（部門）進(jìn)行調(diào)研對接，共組織了十余次技術(shù)交流確認(rèn)方案，反復(fù)圍繞真實性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行研討論證、方案修改……系統(tǒng)繁瑣、單調(diào)、重復(fù)，嚴(yán)重消耗著項目組成員的腦力體力，但他們以不服輸?shù)墓そ尘?，把系統(tǒng)當(dāng)作藝術(shù)品不斷雕琢，精益求精。

　　歷時9個月，2020年初，系統(tǒng)正式進(jìn)入驗收準(zhǔn)備階段，由于疫情突然暴發(fā)，后期工作不能到現(xiàn)場組織開展，項目組就采取周報制、視頻會議的形式，實時掌握項目具體情況，通過電話、微信等辦公手段，協(xié)調(diào)各子系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)接口數(shù)據(jù)對接，按規(guī)則及時、有效、安全地完成上傳、保存等工作，確保數(shù)據(jù)真實、完整、可用。為提高系統(tǒng)運(yùn)行準(zhǔn)確率，通過系統(tǒng)限制，對每項需要注入信息的輸入范圍和數(shù)據(jù)類型，規(guī)范文書員、模塊業(yè)務(wù)員、檔案員操作步驟，減少工作出錯概率，保證歸檔數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確。

　　經(jīng)過多次調(diào)試，系統(tǒng)準(zhǔn)確完美地實現(xiàn)了檔案采集、整編組卷、存檔和借閱管理等日常工作各個過程資料數(shù)據(jù)的統(tǒng)一集中管理。經(jīng)過驗收論證，系統(tǒng)有效推動檔案業(yè)務(wù)信息化標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化建設(shè)，確保電子檔案即時歸檔，提高工作時效性，同時可隨時查找和檢索文件，提高電子檔案信息傳輸利用效率，還能實現(xiàn)檔案信息無紙化辦公及管理，降低了企業(yè)文檔管理成本，提高了電子檔案信息傳輸利用效率，也有力推動了檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù)信息化標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化建設(shè)。