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鋪就信息發(fā)展“高速路”

2020-11-23 10:50:00

  日前,本鋼集團(tuán)作為國家檔案局首批試點(diǎn)3家單位之一,成功通過國家檔案局電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)驗收,成為遼寧省首家通過驗收的單位。電子檔案系統(tǒng)的建立,為企業(yè)信息發(fā)展鋪就了一條“高速路”,助力本鋼集團(tuán)高質(zhì)量發(fā)展。

  板材信息化中心作為電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的技術(shù)實施單位,如何將現(xiàn)有ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、本鋼客服平臺、電子質(zhì)量證明書系統(tǒng)、招標(biāo)系統(tǒng)等眾多系統(tǒng)所形成的數(shù)以千計的文件、數(shù)據(jù)統(tǒng)一收集歸檔,完成電子檔案數(shù)字化建設(shè),實現(xiàn)電子檔案從無到有的跨越?近日,記者走訪了相關(guān)部門與人員,一探究竟。   

應(yīng)運(yùn)而生:“從無到有”向數(shù)字化邁進(jìn)

  電子檔案有別于過去的紙質(zhì)檔案,具有信息數(shù)字化、機(jī)讀性和信息存儲高密度性等特點(diǎn),是隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和企業(yè)智能化數(shù)字化建設(shè)的需要而產(chǎn)生的現(xiàn)代化工作手段,同時,檔案信息化建設(shè)程度也是評判企業(yè)智能化數(shù)字化建設(shè)程度的標(biāo)尺之一。為加強(qiáng)電子檔案管理工作,規(guī)范電子文件歸檔和電子檔案項目建設(shè),使檔案工作更好地服務(wù)國家建設(shè)項目的建設(shè)、運(yùn)行和管理,2016年,國家檔案局、國家發(fā)展改革委員會發(fā)出通知,決定分批組織開展企業(yè)電子文檔歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作,本鋼集團(tuán)被列為首批試點(diǎn)單位。

  事實上,本鋼集團(tuán)早在2011年就已經(jīng)開始了檔案信息化建設(shè)工作,前期本鋼檔案館、板材信息化中心(原信息化部)已完成了ERP和OA系統(tǒng)電子文件數(shù)據(jù)歸檔,搭建了檔案信息系統(tǒng)基礎(chǔ)框架,形成檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息數(shù)字化的基礎(chǔ),建立了初級階段的本鋼檔案管理系統(tǒng),初步實現(xiàn)既方便快捷節(jié)省時間,又節(jié)約存儲空間,還能改善辦公環(huán)境,同時降低企業(yè)文檔管理成本的數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)。

整合優(yōu)化:開展新一輪改造升級

  自2016年被列入國家電子檔案管理試點(diǎn)單位以來,板材信息化中心在檔案信息化一期、二期工程建設(shè)基礎(chǔ)上,以本鋼集團(tuán)第二輪信息化建設(shè)為契機(jī),組織經(jīng)驗豐富的技術(shù)人員成立檔案系統(tǒng)項目組,開展新一輪電子檔案系統(tǒng)升級改造,在原有數(shù)字檔案資源基礎(chǔ)上,以安全管理為保障,進(jìn)一步整合優(yōu)化完善系統(tǒng),實現(xiàn)本鋼生產(chǎn)、經(jīng)營、管理各業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成電子文件的收集、歸檔、長期保管等功能需求,達(dá)到全過程檔案電子化管理,通過集中管理、信息共享,助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

  在項目實施過程中,技術(shù)人員通過研究制訂OA、ERP系統(tǒng)采集數(shù)據(jù)方式及存儲格式,確定各系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔流程,并在ERP系統(tǒng)歸檔過程中,與銷售、質(zhì)量、生產(chǎn)、財務(wù)、設(shè)備、工程、采購、人資各領(lǐng)域人員通力配合,分析業(yè)務(wù)邏輯、報表邏輯,形成檔案系統(tǒng)需要內(nèi)容,最終完成8個業(yè)務(wù)子系統(tǒng)有長期保存價值的業(yè)務(wù)單據(jù)、管理報表、目錄數(shù)據(jù)300多種。通過對現(xiàn)有ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、本鋼客服平臺、電子質(zhì)量證明書系統(tǒng)、招標(biāo)系統(tǒng)等形成的文件、數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一收集和歸檔,形成統(tǒng)一的利用平臺,提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能,實現(xiàn)積累、鑒定、歸檔,以及保管全流程管理。截至目前,系統(tǒng)已歸檔OA電子文件35.2萬余件,ERP信息3788.7萬余條,歸檔數(shù)據(jù)近5000萬件,在線點(diǎn)擊利用累計3萬人次,計15萬件次。較比前期的基礎(chǔ)數(shù)字檔案系統(tǒng),優(yōu)化后的系統(tǒng)更加符合本鋼實際,能更高效合理整合利用各工序信息資源,實現(xiàn)了項目建設(shè)預(yù)定目標(biāo)。

工匠精神:把系統(tǒng)當(dāng)作“藝術(shù)品”精心雕琢

  自2019年5月開始,電子檔案系統(tǒng)項目組15名技術(shù)人員按照“分步實施,有序推進(jìn)”的設(shè)計目標(biāo),與國貿(mào)公司、招標(biāo)公司、制造部等單位(部門)進(jìn)行調(diào)研對接,共組織了十余次技術(shù)交流確認(rèn)方案,反復(fù)圍繞真實性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行研討論證、方案修改……系統(tǒng)繁瑣、單調(diào)、重復(fù),嚴(yán)重消耗著項目組成員的腦力體力,但他們以不服輸?shù)墓そ尘?,把系統(tǒng)當(dāng)作藝術(shù)品不斷雕琢,精益求精。

  歷時9個月,2020年初,系統(tǒng)正式進(jìn)入驗收準(zhǔn)備階段,由于疫情突然暴發(fā),后期工作不能到現(xiàn)場組織開展,項目組就采取周報制、視頻會議的形式,實時掌握項目具體情況,通過電話、微信等辦公手段,協(xié)調(diào)各子系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)接口數(shù)據(jù)對接,按規(guī)則及時、有效、安全地完成上傳、保存等工作,確保數(shù)據(jù)真實、完整、可用。為提高系統(tǒng)運(yùn)行準(zhǔn)確率,通過系統(tǒng)限制,對每項需要注入信息的輸入范圍和數(shù)據(jù)類型,規(guī)范文書員、模塊業(yè)務(wù)員、檔案員操作步驟,減少工作出錯概率,保證歸檔數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確。

  經(jīng)過多次調(diào)試,系統(tǒng)準(zhǔn)確完美地實現(xiàn)了檔案采集、整編組卷、存檔和借閱管理等日常工作各個過程資料數(shù)據(jù)的統(tǒng)一集中管理。經(jīng)過驗收論證,系統(tǒng)有效推動檔案業(yè)務(wù)信息化標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化建設(shè),確保電子檔案即時歸檔,提高工作時效性,同時可隨時查找和檢索文件,提高電子檔案信息傳輸利用效率,還能實現(xiàn)檔案信息無紙化辦公及管理,降低了企業(yè)文檔管理成本,提高了電子檔案信息傳輸利用效率,也有力推動了檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù)信息化標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化建設(shè)。

來源:中國鋼鐵新聞網(wǎng)-本鋼日報

編輯:網(wǎng)站實習(xí)3

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